JEDEN PROSTY TRICK jak zorganizować sobie zadania [Narzędzie: Listy ToDo]

JEDEN PROSTY TRICK jak zorganizować sobie zadania [Narzędzie: Listy ToDo]

Zwolennicy chaosu go NIENAWIDZĄ! Odkrył jeden prosty trick, jak być dobrze zorganizowanym. Zobacz jak!

Wybacz, nie mogłem się powstrzymać przed właśnie takim rozpoczęciem tego artykułu. Oczywiście nie ma w życiu czegoś takiego, jak „jeden prosty trick”, który rozwiązuje wszystkie problemy świata. Chciałbym Ci jednak pokazać dzisiaj jedno niezwykle proste w swej budowie narzędzie, które znacznie pomaga zorganizować sobie pracę i pogrupować zadania. Nie zrobi niczego za Ciebie, ale pomoże Ci w efektywnym, zorganizowany życiu oraz wykorzystaniu twojego potencjału, a to znacznie fajniejsze.

Listy ToDo – dobre dla każdego

Listy ToDo (lub dłużej – listy rzeczy do zrobienia/listy zadań) to znane wszystkim, chyba najstarsze narzędzie planistyczne. Im dłużej z niego korzystam (a korzystam od kiedy pamiętam!), tym bardziej jestem przekonany o jednej rzeczy: to narzędzie dobre absolutnie dla każdego. Pozwól, że wymienię kilka rzeczy, które stoją za potęgą List.

Zacznijmy od tego kto może z nich korzystać.

  • Jeśli jeszcze nie korzystałeś, warto zacząć od czegoś prostego. Z listami ToDo możesz zacząć bez żadnej właściwie wiedzy. Po prostu otwierasz okienko i wpisujesz zadania, potem wykreślasz gdy coś zrobisz i dzięki temu monitorujesz swój postęp, to w jakim miejscu roboty jesteś.
  • Listy ToDo są znakomite dla średnio-zaawansowanych użytkowników. I to jest wspaniała rzecz – możesz rozwijać się razem z tym narzędziem! Do tego co dają Ci listy w Warthogu jeszcze dojdziemy. Fakt jest jednak faktem, że jeśli przyjdzie Ci kolejny pomysł na usprawnienie swojego systemu organizacji – po prostu go stosujesz. Nie trzeba wielkiej wiedzy żeby zacząć, a potem wraz z większą świadomością, zwiększają się możliwości list ToDo.
  • Jesteś zaawansowanym planistą? Zbudujesz dzięki listom ToDo swój własny, złożony system planowania zadań. Jeśli umiesz już dużo i chcesz cały czas korzystać z list zadań, to mam świetną informację. Tutaj możesz zorganizować sobie niemal całe życie. Ja osobiście przyznam się, że moja lista list jest ogromnie długa. I wcale nie jest to żadnym problemem, ale o tym później.

Co Tobie dadzą listy zadań?

Skoro już wiesz, że listy są dobre dla Ciebie, zastanówmy się nad tym po co miałbyś z nich korzystać.

  1. Dzięki nim niczego nie zapomnisz! To niesamowita rzecz.
    Listy ToDo w Warthogu

    David Allen w książce „Getting things done” (którą Ci polecam, jeśli chcesz stać się solidnym planistą) doradza, aby rzeczy, które są do załatwienia poniżej 2 minut, robić od razu. Ja również to polecam (chyba, że masz swój „czas skupienia” i nie odrywasz się od roboty choćby świat się walił). Są jednak takie sprawy, które nie są kluczowe, a chwilkę muszą zająć. Na przykład przelew podatków ZUSowskich, odkurzenie schodów, odpisanie na maila itd. Dzięki listom nie ma szans, że o tym wszystkim zapomnisz.

  2. Pogrupujesz swoje zadania według tagów. Jestem zdania, że do organizacji warto pobudzać różne zmysły – pomaga w tym angażowanie kolorów. Jeśli podzielisz w ramach jednej listy różne rzeczy na tagi/kategorie, którym przypiszesz kolory, bardzo łatwo szybko ogarnąć wzrokiem, jakie aspekty życia zajmują ile „przestrzeni życiowej”. Spójrz na obrazek po prawej stronie – czyż nie pomaga bardzo w szybkim objęciu wzrokiem, ile czego mam jeszcze do zrobienia?
  3. Ustawisz zadania tak, jak Ci się podoba. Listy ToDo mają zwykle to do siebie (o ile nie robisz ich na kartce;-)), że możesz poszczególne zadania przesuwać. Dzięki temu możesz stworzyć swój własny system. Dodatkowo w Warthogu masz możliwość oznaczenia zadania jako „ważne” (czerwona kropka obok). Pozwala to nie tylko wyodrębnić to, co naprawdę musisz zrobić pilnie, ale także posortować według ważności.
  4. Bardzo łatwo obserwować postęp. Wystarczy, że widzisz, ile zadań jest już odkreślonych, a ile jeszcze zostało. Pamiętaj, że to nie muszą być tylko listy dzienne! Wystarczy, że chcesz spisywać wszystkie elementy twojej kampanii promocyjnej. Zbierasz je w jednym miejscu, a potem po kolei realizujesz. Jedna za drugą, jedna za drugą, po kolei.
  5. Pozwala uzyskać satysfakcję z niechcianych rzeczy. To jedna z fajniejszych rzeczy prawdę mówiąc;-) Kto z nas lubi iść do urzędu poprawiać zeznanie PIT? Albo kto lubi iść do mechanika ze stukającą częścią w samochodzie? Czasem ociągamy się z takimi rzeczami, bo ich zrobienie nie pcha niczego do przodu – po prostu doprowadza nas do punktu 0. Gdy masz to spisane w liście zadań, zrobienie tego daje Ci wizualną przyjemność z odkreślenia. Widzisz, że masz o tą rzecz mniej, że nie zmarnowałeś mimo wszystko czasu, bo „zrobiłeś dzisiaj X rzeczy”.

Listy ToDo w Warthogu

Gdy już (mam nadzieję!) przekonałem Cię, czemu listy ToDo są niesamowicie przydatne, daj się oprowadzić po tym narzędziu w Warthogu.

Przede wszystkim – listy masz cały czas pod ręką. Dosłownie! Zdajemy sobie sprawę, jak niesamowicie istotne jest, żeby takie narzędzie cały czas było do twojej dyspozycji. Dlatego gdziekolwiek się nie znajdziesz, do otworzenia jest po lewej stronie ekranu.

Twórz ile chcesz list. Na start masz listę „dzisiaj do zrobienia”, ale poza tym możesz ich tworzyć tyle, ile tylko zapragniesz. Nie ogranicza Cię nic, poza twoimi potrzebami i pomysłem na zbudowanie własnego systemu. Aby to zrobić, kliknij 3 kropki po prawej stronie nazwy listy, a następnie „Nowy” (jak na obrazku poniżej). Nazwę istniejącej listy możesz edytować po kliknięciu „edytuj”.

Tworzenie nowych list zadań w Warthogu

Twórz nowe tagi. Każda lista może mieć swoje tagi. To takie „kategorie”, którymi możesz oznaczać poszczególne zadania. Każdy tag ma swój kolor (wybrany przez Ciebie), dzięki czemu lista staje się dużo bardziej czytelna. Przypuśćmy, że masz listę rzeczy do zrobienia przy okazji organizacji festiwalu muzycznego. W związku z tym mógłbyś stworzyć następujące tagi: organizacja zespołów; organizacja miejsca; promocja oraz kontakt z władzami.

Tworzenie tagów jest bardzo proste i odbywa się w następujący sposób:

  • Edytuj konkretne zadanie (ikonka zębatki)
  • Kliknij „tutaj” (jeśli jeszcze nie ma tagów) lub „edytuj” (jeśli są)
  • Kliknij „Stwórz nowy” (aby dodać nowy) lub ikonkę zębatki (jeśli chcesz edytować konkretny tag)
Dodawanie nowych tagów w listach ToDo w Warthogu

Aby przypisać tag na konkretnym zadaniu, po prostu wejdź w edycję zadania, a następnie zaznacz wybrany tag i zapisz zadanie. To naprawdę banalnie proste i intuicyjne! Z pewnością nie sprawi Ci problemu.

Oznacz zadania w liście jako „ważne”. Jeśli uznasz, że któreś zadanie jest szczególnie istotne, kliknij w kropkę po prawej stronie. Będzie się wyróżniać na tle innych, dzięki czemu zwrócisz na to szczególną uwagę. Dodatkowo oznaczenie jako „ważne” pozwoli wykorzystać kolejną funkcję – sortowanie po priorytecie (więcej o tym nieco niżej).

Jedna kropka – a od razu widać, co jest naprawdę istotne.

Wykorzystaj różne rodzaje sortowania. Najbardziej oczywistym i podstawowym, jest sortowanie wedle uznania („według kolejności posortowania”). W Warthogu możesz przesuwać zadania dokładnie tak, jak Ci się podoba. Poza tym jednak, możesz także wybrać sortowanie „według ważności”. Spowoduje to przesunięcie wszystkich zadań oznaczonych czerwoną kropką na samą górę. Aby zmienić rodzaj sortowania, kliknij na ikonkę sortowania po lewej stronie od nazwy listy (jak na obrazku poniżej).

Listy ToDo w Warthogu umożliwiają różne sposoby sortowania

Podsumowanie

Te wszystkie wyżej pokazane rzeczy opakowane są zgrabnie w prostym narzędziu, dostępnym cały czas pod ręką. Pozwala to na zbudowanie wspaniałego systemu planistycznego – zależy to jedynie od Ciebie! Spróbujmy zebrać kilka punktów do zapamiętania, które pozwolą na zmianę jakościową w życiu (bo przecież o to chodzi w stosowaniu narzędzi do planowania, prawda?).

  • Listy ToDo pomagają w zapamiętaniu wszystkiego, posegregowaniu i monitorowaniu „jak idą sprawy”.
  • W Warthogu zaawansowane listy zadań masz cały czas dostępne pod ręką. Dzięki temu możesz zbudować taki system planowania i organizacji, jaki tylko zamarzysz.
  • Jeśli jesteś początkujący, zacznij od prostych rzeczy i stopniowo wprowadzaj nowe moliwości list ToDo. Nie trzeba wykorzystywać wszystkich funkcji. Niech to funkcje służą twoim potrzebom, a nie na odwrót.

W tym artykule poznaliśmy nieco narzędzie. W kolejnym postaram się przedstawić kilka przydatnych praktyk w ich codziennym wykorzystywaniu. Tymczasem, jeśli masz jakieś pytanie lub uwagę – nie krępuj się, napisz do mnie na maila lub na warthogowym czacie.

Powodzenia w ogarnięciu swoich zadań!

Pomysłodawca i współtwórca Warthoga. Właściciel marki RDF z branży Big Data/AI. Autor Bloga Republikańskiego. Przekonany, że na każde trwałe dobro trzeba zapracować. Zawsze otwarty na ludzi i nowe wyzwania. Poza tym dumny Łodzianin, Polak, Chrześcijanin.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *